マンション管理講座

　内容証明郵便は同時に３枚(郵便局保管、相手方送付、差出人保管)作成します。

≪用紙≫
　特に専用の用紙が決まっているわけではありませんので、便箋やレポート用紙、原稿用紙などでも大丈夫です。通常は、パソコン・ワープロで内容証明を作っています。

≪書式≫
　内容証明郵便は字数・行数に制限があって、横書きの場合、１行２６字以内で一枚に２０行以内、あるいは１行１３字以内で一枚に４０行以内で書くことになっています。縦書きの場合は、１行２０字以内で１枚２６行以内となっています。１枚で書ききれない場合、複数枚にします。枚数に制限はありません。

≪文字≫
　基本的には、「かな（ひらがなとカタカナ）」、「漢字」、「数字（アラビア数字、漢数字）」の、３種類となります。例外的に、英字、記号を使うことも出来ます。
　英字は、氏名、会社名地名商品名などの固有名詞を表す場合だけ例外的に使えます。
　記号は、一般的なものは使えるとされていますが、括弧（「」、『』、〔〕）や句読点（、・。）、一般的な記号（+、％）などは、１字として数える点に注意が必要です。

≪標題≫
　文書に付けるタイトルのことです。タイトルが無くても内容証明自体に問題はありませんが、多くの場合、「通知書」「通告書」「請求書」「催告書」「督促状」「警告書」「回答書」などのタイトルが付けられています。

≪本文≫
　自由に書いて問題ありませんが、感情的にならず、冷静に法的根拠等を記載して、相手側に正確にこちらの要求を伝えることが重要です。また法的根拠の欠落や間違い、金銭請求の際の金額や、日付、時間などの数字記載箇所のミスは要注意です。

≪年月日≫
　一般的には、本文の後に年月日を書きます（場合によっては、最初に書く時もあります）。内容証明には、郵便局で押される通信日付印が押されて差出日も証明されるので、年月日の記載は必ずしも必要ではありませんが、文章を作成する場合、作成日ないしは差出日を記載するのが普通です。年号は、元号、西暦、どちらでもかまいません。

≪差出人・受取人≫
　差出人と受取人の住所・氏名を書きます。そして、差出人の氏名の下（横書きの場合は横）に捺印（押印）します。印鑑は認印でも構いません。表題（タイトル）に合わせて「通知人　○○　○○」「被通知人　○○　○○」などの肩書を書いてもよいです。
　一般的には、本文の後に書くことが多いのですが、場合によっては文書の最初に書くこともあります。また、受取人の記載のみを最初に書き、最後に差出人を記載する書き方もあります。
　代理人によって内容証明を出す場合には、代理人の住所・氏名を書き、代理人の印鑑を押します。なお、ページが複数になったときに押す契印（割印）も代理人の印鑑を押します。　※本人と代理人の両者を連記する場合には、本人の捺印（押印）は必要ありません。

≪文字の訂正・削除≫
① 削除・訂正する箇所の文字に、二本線を引いて消します。塗りつぶしてはいけません（消した部分を読めるようにしておかなければならないからです）。
② 消した箇所のわきに、正しい文字を書き入れます。縦書きの場合は右か左、横書きの場合は上か下です。
③ 縦書きの場合は消した箇所の上か下、横書きの場合は消した箇所の右か左の欄外に、「壱字訂正」、「弐字挿入」などを書き入れて捺印（押印）します。

≪封筒≫
　内容証明は郵便ですから、封筒が必要となります。この封筒には受取人の住所氏名・差出人の住所氏名を書きますが、これは本文に書いた住所氏名と同一でなければならないので注意して下さい。

≪添付書類≫
　内容証明書には、図表や写真、また請求書や契約書などの添付書類を同封することは出来ません。内容証明書とは別に普通郵便等で送付するほかありません。

≪部数≫
　パソコン・ワープロ等で１通作って他をコピーしても構いません。ただし、差出人の捺印や、訂正印はコピーした後に押印しなければなりません。
部数は、相手に郵送する分と、郵便局で保管する分と、自分用の３通用意します。相手方が２名以上いてそれぞれに郵送する場合は「同文内容証明」といって、相手方の名前を連記した人数分の郵送用文書と、郵便局で保管する分と、自分用の３通用意します。２名以上の相手方に連名ではなく１人ずつ記名して送りたい場合は、１人１人記名した各相手方の郵送用文書と、郵便局で保管する分と、自分用の３通用意します。