マンション管理講座

目次
１、内容証明郵便とは？
２、内容証明郵便の効力
３、内容証明郵便の用紙
４、内容証明郵便の書き方
５、内容証明郵便の出し方の手順
６、内容証明郵便の料金
７、発送後の注意点

１、内容証明郵便とは？
『「内容証明郵便」とは、郵便サービスの１つで、郵便を出した内容や発送日、相手が受け取った日付を郵便局が証明するサービスです。』

（今回は、マンションの管理費等の未納金の支払いを督促(とくそく)（催促）する場合の利用を想定しています。）

２、内容証明郵便の効力
　相手に対して支払いを督促することにより、「請求に応じない場合には裁判等の法的措置をとるという意思を明確に示すことにより、回収を実現する」という目的で内容証明郵便が利用されます。

３、内容証明郵便の用紙
　内容証明郵便は、どのような用紙を利用してもかまいません。現在は、通常パソコンのワードで作成されることが多いと思いますが、もちろん手書きのコピーでも問題ありません。

　ただし、「1行の文字数、1枚の行数に制限があること」に注意してください。
　縦書き、横書きいずれでもかまいませんが、通常「1行20字以内、1枚26行以内」又は「1行26字以内、1枚20行以内」という字数制限があります。

４、内容証明郵便の書き方
（１）文書の表題
（２）通知内容
（３）日付
（４）相手方の住所、氏名（相手方が法人の場合は住所、社名、代表取締役名）
（５）自社の住所、社名、代表取締役名

　未納金の支払いを督促するために送る内容証明郵便の最もシンプルな書き方の例は、別紙「催告書」のとおりになりますので、参考にしてください。

５、内容証明郵便の出し方の手順
（１）内容証明郵便は3部必要です。

（２）郵便が2ページ以上になるときは、ホッチキスでとめて、割印をします。

（３）封筒に相手の住所、氏名と管理組合の住所、組合名を書く。（本文と同一内容にする）

（４）郵便局に持参して、発送します。

＊手続的には、通常の書留郵便に内容証明のオプションがついているものと理解してください。

（５）控えを持ち帰って保管する。

≪参考≫（１）～（５）の注意事項

（１）について
　内容証明郵便を3部準備します。すなわち、内容証明郵便を発送するときは、同じ内容の文書を3部準備することが必要です。

　このうち、1部が実際に発送され、1部は郵便局で保管されます。また、もう1部は郵便局の受付印を押した後、差出人の控えとして渡されます。これは、管理組合で保管し、後々の証拠資料となります。

（２）について
　内容証明文書が2ページ以上になるときは、ホッチキスでとめて、その綴じ目に割印をしてください。割印は管理組合の代表者の横に捺印した印と同じ印を使用する必要があります。

（３）について
　封筒1通を準備し、封筒に相手の住所、氏名と差出人である管理組合の住所、組合名を書きます。

　封筒の記載は、内容証明郵便の文書中の相手の住所と氏名、差出人の住所と組合名の記載と同じにする必要があります。

　また、内容証明郵便の文書中に管理組合の住所と組合名にあわせて、管理組合の電話番号を記載した場合は、封筒にも同じように管理組合の電話番号を記載してください。

（４）について
　（１）から（３）で準備した内容証明郵便3部と封筒1通を郵便局に持参します。

　ただし、郵便局によって内容証明郵便を取り扱っているところとそうでないところがありますので、郵便局に行く前にその郵便局が内容証明郵便を扱っているかどうか確認して下さい。

　なお、郵便局に持参すると、郵便局の職員に「配達証明はつけますか？」と聞かれます。配達証明は、内容証明郵便を相手がいつ受け取ったのかを知るために必要なものなので、必ず配達証明をつけてもらうようにして下さい。

（５）について
　内容証明郵便の3部のうち1部は郵便局の受付印を押した後、差出人の控えとして渡されますので、管理組合に持ち帰って保管してください。これは、後々の証拠資料となります。

６、内容証明郵便の料金
　　＊料金は、「郵便代＋書留代＋配達証明代＋+内容証明代」

（１）枚数が1ページの場合：約1,200円
（２）枚数が2ページの場合：約1,500円

７、発送後の注意点
（１）追跡サービスを利用して配達状況を確認する。

（２）配達証明書が届いたときは、内容証明郵便の控えと一緒に保管してください。

（３）内容証明郵便が返送されてきたときはその理由を確認する必要があります。

≪参考≫（１）～ら（３）の注意事項
（１）について
　内容証明郵便を発送しても相手が受け取るとは限りません。そこで、内容証明郵便については発送後に相手方が受領したかどうかを確認することが必要です。

＊「郵便局のWebサイト」でリアルタイムの配達状況を確認することが可能です。

（２）について
　内容証明郵便を相手方が受領した場合は、配達証明書という葉書が郵便局から送られてきます。これは内容証明郵便を相手方が受領したことを示す証拠になり、後日、相手方との交渉や裁判等で使用することがあります。そのため、配達証明書が届いたら、内容証明郵便の控えと一緒に保管しておいてください。

（３）について
　内容証明郵便が何らかの理由により配達されずに、管理組合に返送されてくることがあります。その場合は、返送されてきた理由を確認する必要があります。内容証明郵便の主な返送理由は以下の通りです。

*　内容証明郵便の主な返送理由
①受け取り拒否、②宛所に尋ね当たらず、③保管期間経過、④転居先不明

≪①から④の注意事項≫
①　内容証明郵便は郵便局の配達員が相手の住所に行き、郵便物を直接手渡ししますが、その際に相手が受け取りを拒否する場合があります。この場合、郵便物に「受け取り拒否のため」と赤字で記載されて、郵便物が返送されてきます。

②　郵便局の配達員が内容証明郵便に記載されている住所に行っても、その住所に記載されている住所に相手が居住していない場合は、郵便物に「宛所に尋ね当たらず」と赤字で記載されて、郵便物が返送されてきます。

③　郵便局の配達員が内容証明郵便に記載されている住所に行っても、相手が不在であった場合は、相手の郵便受けに不在連絡票のメモを入れた上で、郵便局で内容証明郵便が保管されます。この保管期間は7日間です。7日間を経過しても相手が郵便局に内容証明郵便を引き取りに来なかった場合、郵便局の配達員が再度、相手の住所に配達に行きます。それでも、相手が不在であった場合は郵便物に「保管期間経過のため」と赤字で記載されて、郵便物が返送されてきます。

④　相手が過去に内容証明郵便に記載されている住所に居住していたが、すでに転居しており、郵便局に転居届を届出していない場合には、「転居先不明」と赤字で記載されて、郵便物が返送されてきます。また、相手方が転居して、郵便局に転居届を出している場合であっても、転居の届出日から１年を経過し、転送期間が経過している場合は、同様に、郵便物に「転居先不明」と赤字で記載されて、郵便物が返送されてきます。

（記載例）

１、ワードのページ設定を文字数26字、行数20行で設定してください。

２、送付する封筒の宛名と送り主は、本文の記載に合わせてください。

３、料金は、「郵便代＋書留代＋配達証明代＋内容証明代」です。

催告書　
前略　私は○○管理組合理事長でありますが、貴殿は当
マンション○○号室の管理費、修繕積立金（以下、「管理
費等」といいます）を下記のとおり滞納しておられます。
　管理費等の負担はマンション建物の区分所有者として
の義務であり、建物の区分所有等に関する法律および当
マンション管理組合規約○○条に規定されています。
　つきましては、本書面到着後１４日以内に後記管理組合
の銀行口座に送金下さるよう催告いたします。
　なお、本書面に対して貴殿より何らの回答なき場合は
法的手段に訴えざるを得ないこと､その場合当マンション
管理組合規約○○条により年１４ . ６％の遅延損害金を
付加して支払わなければならないこと、また、法的手段
に要する費用は貴殿の負担となることをあらかじめ申し
添えておきます。草々
　　　　　　　　　　　　　記

1　管理費　　　　合計金○○円（月額○○円）
　○○年○○月分から○○年○○月分まで○か月分

２　修繕積立金　　合計金○○円（月額○○円）
　○○年○○月分から○○年○○月分まで○か月分

　管理理組合の銀行口座
　○○銀行　○○支店
　口座名義人　○○管理組合
　口座の種類　普通預金
　口座番号　　○○○○○○　

令和４年●月●日
東京都○○区○○町○丁目○番○号
○○マンション管理組合
　　理事長　○○○○

東京都○○区○○町○丁目○番○号
○○マンション○○号室
　　○○○○殿